Materi Manajemen (pertemuan -7)

PERTEMUAN 7

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

Koordinasi Manajemen

Pengertian Koordinasi

Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).

Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.

Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:

1.       Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2.      Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3.       Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Masalah-Masalah dalam Koordinasi

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

a.       Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi  yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan  daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.

b.      Perbedaan dalam orientasi waktu

Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

c.       Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

d.      Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Tipe-Tipe Koordinasi

Menurut Hasibuan (2007:86-87) terdapat 2 (dua) tipe koordinasi, yaitu:

1.       Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggungjawabnya.

2.      Koordinasi horisontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

Sifat-Sifat Koordinasi

Menurut Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:

1.       Koordinasi adalah dinamis bukan statis.

2.      Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.

3.       Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Syarat-Syarat Koordinasi

Menurut Hasibuan (2007:88) terdapat 4 (empat) syarat koordinasi, yaitu:

1.       Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

2.      Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.

3.       Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.

4.      Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

Ciri-Ciri Koordinasi

Menurut Handayaningrat (1985:89-90) koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1.       Bahwa tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena  itu,koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan.

2.      Adanya proses (continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat   tercapai dengan baik.

3.       Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep  yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah  individu yang bekerjasama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha  kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi.

4.      Konsep kesatuan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha, berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan  individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.

Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu    pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai  kelompok di mana mereka bekerja.

Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung  tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:

1.       Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

2.      Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

3.       Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan

1.       Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.      Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3.       Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Pedoman Koordinasi

1.       Koordinasi harus terpusat,  sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

2.      Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

3.       Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

4.      Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang efektif

Kebaikan :

1.                      Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adana keseimbangan antar bagian.

2.                     Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu perannya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar bagian.

3.                      Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

Kelemahan :

1.                      Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.

2.                     Perbedaan dalam orientasi waktu.

3.                      Perbedaan orientasi antar pribadi.

4.                     Perbedaan dalam formalitas struktur.

Pendekatan untuk mencapai Koordinasi yang efektif

1.Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

2.Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu:

1.Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai perintah.

2.Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral:

a.    Hubungan langsung

b.    Hubungan kelompok langsung

c.    Hubungan silang

3.   Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

a.Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.

b.Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan organisasi.

RENTANG MANAJEMEN

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif

Penentuan rentang yang tepat

•Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Jika terlalu banyak anak buah maka ,anak buah akan semakin kurang terkontrol dan kurang arahan.   Kalau terlalu sedikit maka ,manajer yang kurang dimanfaatkan tenaganya dan para bawahan terlalu diawasi.

•Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Jika rentang terlalu sempit, yaitu anak buahnya sedikit, maka organisasi jadi terlalu tinggi dan berjenjang sehingga efiktifitas manajer ditiap tingkatan akan terpengaruh.

Jika anak buah merasa frustasi dan ada kecurangan maka dapat disimpulkan bahwa rentang organisasi terlalu lebar, jadi tak effisien dan banyak tenaga yang tak termanfaatkan dengan baik.

Pendekatan Graicunas

•Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.

• Rumus:                        R=n{2(n-1)+(n-1)}

            dalam hal ini:

            * R : jumlah hubungan

            * n  : jumlah bawahan

Pilihan dalam meningkatkan jumlah karyawan

•Rentang manajemen naik

•Hirarki tingkatan manajemen naik

•Kombinasi keduanya

Menurut Lockheed‘s tujuh faktor yang mempengaruhi manajer dalam penentuan rentang manajemen adalah :

1)      Kesamaan fungsi diawasi: sejauh mana fungsi atau tugas bawahan yang manajer bertanggung jawab adalah sama atau berbeda.

2)     Kedekatan geografis fungsi diawasi: seberapa dekat terletak kepada pengelola fungsi atau bawahan.

3)      Kompleksitas fungsi diawasi: sifat fungsi atau tugas yang bertanggung jawab manajer.

4)     Arah dan kontrol yang diperlukan oleh bawahan: derajat pengawasan yang dibutuhkan bawahan.

5)     Koordinasi yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus mencoba untuk mengintegrasikan fungsi atau tugas dalam subunit atau di antara subunitdan bagian lain dari organisasi.

6)      Perencanaan yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus meninjau program dan kegiatan subunit nya.

7)     Bantuan pada atasan atas adanya organisasi : berapa banyak membantu dalam hal asisten dan personil pendukung dapat diandalkan manajer.

Pertimbangan ekonomis sebagai hal terpenting dalam penentuan rentang manajemen adalah :

Semakin lebar rentang manajemen maka biaya untuk manajer menurun dan biaya untuk aktivitas operasional meningkat dan sebaliknya.

Semakin sempit rentang manajemen maka biaya untuk manajer meningkat dan biaya untuk aktivitas operasional menurun.

Beberapa realita yang dihadapi adalah :

1.       Realitas Bisnis.

Ini tidak hanya mempertimbangan nilai ekonomi dasar seperti yang baru saja kita bahas, tetapi juga hal-hal lain seperti bagaimana tersebarnya operasional organisasi. Semakin tersebar suatu organisasi (dalam hal fungsi atau operasi), maka kebutuhan akan manajer tingkat menengah dan manajer tingkat yang lebih rendah kemungkinan akan diperlukan lebih banyak lagi.

2.      Sistem organisasi manajemen

Sistem organisasi manajemen juga akan mempengaruhi jenis rentang yang diperlukan. Sebagai contoh, dalam organisasi dimana bawahan diizinkan banyakkemerdekaan, rentang yang lebih luas mungkin diperlukan. Bawahan  akan membuat lebih banyak keputusan menurut mereka sendiri. Hal seperti itu terjadi pula,dalam organisasi dengan program perencanaan yang efektif, bawahan akan lebih sadar akan tanggung jawab mereka dan kemungkinan akan membutuhkanpengawasan kurang.

3.       Realitas Manusia.

Kepribadian dan kemampuan para manajer dan bawahan juga akan mempengaruhi rentang yang dipilih. Beberapa manajer mungkin ingin mengawasi (atau lebihmampu mengawasi) bawahan mereka lebih dekat daripada yang lain, dalam hal rentang yang mereka sukai akan cenderung sempit. Bawahan yang terlatih dansangat mam pu (ahli) biasanya tidak begitu suka diawasi terlalu ketat. Manajer dengan bawahan seperti itu akan memerlukan rentang yang lebih luas.

Add to Cart