Materi Manajemen (pertemuan -6)

PERTEMUAN 6

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

A.     Defenisi, Proses dan Elemen  Pengorganisasian

Defenisi Pengorganisasian :

ü  Cara bagaimana pekerjaan diatur dan dialokasikan dalam unit-unit organisasi dan diantara para anggota organisasi.

ü  Sebagai proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Proses (tahap-tahap) pengorganisasian :

•  Penjabaran Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
•  Penjabaran Kegiatan-kegiatan atau Tugas.
•  Mengelompokkan Kegiatan-kegiatan atau Tugas.
•  Penetapan Tugas
•  Penetapan Otoritas

Elemen dasar pengorganisasian :

ü   Pekerjaan (work)

ü  Orang (People)

ü   Lingkungan tugas (Task Environment) : Menunjukkan lokasi spesifik dimana pekerjaan dilaksanakan dan semua faktor-faktor fisik.

ü   Jaringan kerja  (Network) : Dimaksudkan untuk menghubungkan tiap-tiap unit kerja dalam bekerjasama dan terkoordinasi.

MANFAAT PENGORGANISASIAN

•  Cara pencapaian tujuan lebih jelas
•  Karyawan mengetahui pekerjaan apa yang harus dikerjakan
•  Memungkinkan penggunaan fasilitas fisik sesuai dengan tuntutan kebutuhan kerja.

•  Hubungan kerja yang jelas antara pekerja dalam satu unit maupun dengan pekerja di unit lainnya

•  Memungkinkan pekerja mengetahui jangkauan otoritas dan tanggungjawabnya

B.  DEFENISI STRUKTUR ORGANISASI

            Menunjukkan suatu kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI :

ü   Strategi organisasi : Menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi diantara para manajer dengan bawahan.

ü   Teknologi yang yang digunakan

ü   Karyawan yang terlibat dalam organisasi

ü   Ukuran organisasi : Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerja.

UNSUR-UNSUR STRUKTUR ORGANISASI

ü    Spesialisasi kegiatan

ü    Standarlisai kegiatan

ü    Koordinasi kegiatan

ü    Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

ü    Ukuran satuan kerja

BAGAN ORGANISASI FORMAL

Defenisi Bagan Organisasi (organization chart) : Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya.

Bagan organisasi menggambarkan 5 aspek utama struktur organisasi :

q   Pembagian Kerja : Menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan.

q   Manajer dan bawahan atau rantai perintah : Menunjukkan hubungan wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi.

q   Jenis pekerjaan yang dilaksanakan : Label dan deskripsi pada tiap kotak pekerjaan organisasi atau bidang tanggungjawab yang berbeda.

q   Pengelompokan bagian-bagian kerja : Menunjukkan atas dasar apa kegiatan dibagi, apakah fungsional atau divisonal, dsb.

q   Tingkatan manajemen : Menunjukkan keseluruhan hirakhi manajemen.

Bentuk Bagan Organisasi :

•         Bentuk pyramid : Sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.

•         Bentuk Vertikal : Menyerupai bentuk piramid, dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah.

•         Bentuk horizontal : Aliran wewenang dan tanggungjawab digambarkan dari kiri ke kanan.

•         Bentuk lingkaran : Menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

C. DEPARTEMENTALISASI

     Departementalisasi :

•         Proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan.

•         Pengelompokkan kerja dalam unit-unit fungsional dan penugasannya kepada kelompok dalam suatu unit organisasi.

Bentuk – Bentuk Departementalisasi

1. Departementalisasi Fungsional : Pengelompokkan aktivitas yang didasarkan pada sifat kerja  /  kegiatan-kegiatan yang sejenis (fungsi yang sama).
2. Departementalisasi Divisional : Merupakan bentuk departementalisasi yang membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Departementalisasi Divisonal dibagi atas dasar : Produk, Wilayah, Langganan, Proses.
3. Departementalisasi Proyek dan Matriks : Merupakan tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Maksud dari struktur ini adalah untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan menghindari kekurangan-kekurangannya.

ü   Strukutur organisasi proyek, menyangkut  pembentukan tim-tim, spesialis. Manajer Proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, dan bila telah selesai maka tim dibubarkan, dan para anggota tim kembali ke departemen fungsional asalnya.

ü   Struktur organisasi matriks, dimana para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada dibawah dua wewenang.

D. KELOMPOK KERJA : (Formal vs Informal)

Kelompok Kerja (organisasi) Formal :

1. Kesatuan tugas khusus (task forces) atau Tim Proyek
2. Panitia tetap (standing committees) dan Panitia Ad Hoc: Panitia tetap (panitia struktural) adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus-menerus yang ada dalam organisasi, misalnya panitia anggran, panitia pengembangan produk, dsb. Sedangkan Panitia Ad Hoc, tujuannya sama dengan panitia tetap hanya saja sifatnya sementara. 
3. Dewan atau komisi (boards) : Dewan, dibentuk dari individu-individu yang terpilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi. Misalnya dewan direktur yang dipilih oleh para pemegang saham untuk mengatur dan menjalankan perusahaan. Sedangkan Komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi, legislatif atau pengaturan, misalnya komisi perdagangan, komisi pemerisakaan kekayaan penyelenggaraan negara, dsb.

Organisasi Informal :

•        Kelompok informal ini muncul kapan saja, dan alasan utama terbentuknya adalah untuk memenuhi kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, seperti kebutuhan hubungan sosial, rasa memiliki, dsb.

•        Fungsi-fungsi kelompok informal ini, antara lain; menetapkan dan meneruskan norma-norma (nilai) sosial, memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhada pelaksanaan tugas, menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat kombinasi tambahan, dan memberikan kepuasan dan status sosial kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal.

Perbedaan Organisasi Formal Vs Organisasi Informal

Ditinjau dari	Formal	Informal
Hubungan antar pribadi	Digambarkan jelas	Tergantung pada kebutuhan mereka
Pengendalian perilaku	Mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman	Mengendalikan dengan pemenuhan kebutuhan
Kepemimpinan	Dirancang dan ditentukan	Muncul dan dipilih
Ketergantungan	Lebih tergantung	Tidak tergantung

Add to Cart