PERTEMUAN 7
KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN
Koordinasi
Manajemen
Pengertian Koordinasi
Menurut
G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan
jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan
suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Menurut
E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan
memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan
menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di
antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).
Menurut
Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana
pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya
dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
Handoko
(2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses
pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Menurut
Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan
kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan
bermacam-macam satuan pelaksananya. Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa
derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak
rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu
berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat
dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
Hal
ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan
komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu,
Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership)
adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling
mempengaruhi.
Terdapat
3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti
diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
1. Saling
ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan
organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan
kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang
memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling
ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan
organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain
dapat bekerja.
3. Saling
ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan
memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Masalah-Masalah dalam Koordinasi
Paul
R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe
perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian,
yaitu:
a. Perbedaan dalam
orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota
dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang
bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi
produk harus lebih diutamakan daripada
kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor
paling penting sukses organisasi.
b. Perbedaan dalam
orientasi waktu
Manajer produksi
akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau
dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih
terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
c. Perbedaan dalam
orientasi antar-pribadi.
Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar
prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih
santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain.
d. Perbedaan dalam
formalitas struktur.
Setiap tipe
satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang
berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi
karyawan.
Tipe-Tipe Koordinasi
Menurut Hasibuan
(2007:86-87) terdapat 2 (dua) tipe koordinasi, yaitu:
1. Koordinasi vertikal
adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan
terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang
dan tanggungjawabnya.
2. Koordinasi
horisontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan
penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan,
pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi
(aparat) yang setingkat.
Sifat-Sifat Koordinasi
Menurut Hasibuan
(2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:
1. Koordinasi adalah
dinamis bukan statis.
2. Koordinasi
menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka
mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya
meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Syarat-Syarat Koordinasi
Menurut Hasibuan
(2007:88) terdapat 4 (empat) syarat koordinasi, yaitu:
1. Sense of cooperation
(perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian
bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2. Rivalry, dalam
perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian,
agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
3. Team spirit, artinya
satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.
4. Esprit de corps,
artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah
kegiatan yang bersemangat.
Ciri-Ciri Koordinasi
Menurut Handayaningrat
(1985:89-90) koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Bahwa tanggungjawab
koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu,koordinasi adalah merupakan tugas
pimpinan.
2. Adanya proses
(continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat
berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Pengaturan secara
teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan
terhadap usaha individu, maka sejumlah
individu yang bekerjasama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu
usaha kelompok yang sangat penting untuk
mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi.
4. Konsep kesatuan
tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha,
berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian
di dalam mencapai hasil.
Tujuan
koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut
serta melaksanakan tujuan sebagai
kelompok di mana mereka bekerja.
Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian
Koordinasi yang Efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan
pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi,
semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan
informasi.
Tiga
Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:
1. Pendekatan Pertama:
TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Dengan
mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan
tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan
prosedur-prosedur.
2. Pendekatan Kedua:
MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Menjadi
diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan
lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
3. Pendekatan Ketiga:
MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Dalam beberapa
situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian
Dasar
Dalam
pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg
harus di perhatikan
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah,
aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan
akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara
jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
3. Rencana dan
penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Pedoman Koordinasi
1. Koordinasi harus
terpusat, sehingga ada unsur
pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang
merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi
merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
2. Koordinasi harus
terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan
memberi.
3. Koordinasi harus
berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu
terjadi selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan
kegiatan sebelumnya.
4. Koordinasi harus
menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan
informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang
satu dengan tugas yang lain.
Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang
efektif
Kebaikan :
1.
Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adana
keseimbangan antar bagian.
2.
Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam
partisipasi pencapaian tujuan dan tahu perannya masing-masing sehingga dapat
memberikan saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar
bagian.
3.
Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian
pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahan :
1.
Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
2.
Perbedaan dalam orientasi waktu.
3.
Perbedaan orientasi antar pribadi.
4.
Perbedaan dalam formalitas struktur.
Pendekatan untuk mencapai Koordinasi yang
efektif
1.Menggunakan
pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial,
rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
2.Meningkatkan
koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya
serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan
dengan melalui dua cara, yaitu:
1.Sistem
informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan
organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai perintah.
2.Hubungan
lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral:
a. Hubungan langsung
b. Hubungan kelompok langsung
c. Hubungan silang
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada
dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
a.Penciptaan
sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal
penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan
masalah-masalah yang timbul sekarang.
b.Penciptaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan
organisasi.
RENTANG MANAJEMEN
Prinsip rentang
manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara
efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi
saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan
semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif
Penentuan
rentang yang tepat
•Rentang
manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja
efektif dari bawahan mereka. Jika terlalu banyak anak buah maka ,anak buah akan
semakin kurang terkontrol dan kurang arahan.
Kalau terlalu sedikit maka ,manajer yang kurang dimanfaatkan tenaganya
dan para bawahan terlalu diawasi.
•Ada hubungan
antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Jika
rentang terlalu sempit, yaitu anak buahnya sedikit, maka organisasi jadi
terlalu tinggi dan berjenjang sehingga efiktifitas manajer ditiap tingkatan
akan terpengaruh.
Jika anak buah
merasa frustasi dan ada kecurangan maka dapat disimpulkan bahwa rentang
organisasi terlalu lebar, jadi tak effisien dan banyak tenaga yang tak
termanfaatkan dengan baik.
Pendekatan
Graicunas
•Dalam memilih
suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu
dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan
mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.
• Rumus: R=n{2(n-1)+(n-1)}
dalam hal ini:
* R : jumlah hubungan
* n
: jumlah bawahan
Pilihan dalam
meningkatkan jumlah karyawan
•Rentang
manajemen naik
•Hirarki
tingkatan manajemen naik
•Kombinasi
keduanya
Menurut
Lockheed‘s tujuh faktor yang mempengaruhi manajer dalam penentuan rentang
manajemen adalah :
1) Kesamaan fungsi
diawasi: sejauh mana fungsi atau tugas bawahan yang manajer bertanggung jawab
adalah sama atau berbeda.
2) Kedekatan geografis
fungsi diawasi: seberapa dekat terletak kepada pengelola fungsi atau bawahan.
3) Kompleksitas fungsi
diawasi: sifat fungsi atau tugas yang bertanggung jawab manajer.
4) Arah dan kontrol
yang diperlukan oleh bawahan: derajat pengawasan yang dibutuhkan bawahan.
5) Koordinasi yang diperlukan
pengawas: sejauh mana manajer harus mencoba untuk mengintegrasikan fungsi atau
tugas dalam subunit atau di antara subunitdan bagian lain dari organisasi.
6) Perencanaan yang
diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus meninjau program dan kegiatan subunit
nya.
7) Bantuan pada atasan
atas adanya organisasi : berapa banyak membantu dalam hal asisten dan personil
pendukung dapat diandalkan manajer.
Pertimbangan
ekonomis sebagai hal terpenting dalam penentuan rentang manajemen adalah :
Semakin lebar rentang
manajemen maka biaya untuk manajer menurun dan biaya untuk aktivitas
operasional meningkat dan sebaliknya.
Semakin sempit
rentang manajemen maka biaya untuk manajer meningkat dan biaya untuk aktivitas
operasional menurun.
Beberapa realita
yang dihadapi adalah :
1. Realitas Bisnis.
Ini tidak hanya
mempertimbangan nilai ekonomi dasar seperti yang baru saja kita bahas, tetapi
juga hal-hal lain seperti bagaimana tersebarnya operasional organisasi. Semakin
tersebar suatu organisasi (dalam hal fungsi atau operasi), maka kebutuhan akan
manajer tingkat menengah dan manajer tingkat yang lebih rendah kemungkinan akan
diperlukan lebih banyak lagi.
2. Sistem organisasi
manajemen
Sistem
organisasi manajemen juga akan mempengaruhi jenis rentang yang diperlukan.
Sebagai contoh, dalam organisasi dimana bawahan diizinkan banyakkemerdekaan,
rentang yang lebih luas mungkin diperlukan. Bawahan akan membuat lebih banyak keputusan menurut
mereka sendiri. Hal seperti itu terjadi pula,dalam organisasi dengan program
perencanaan yang efektif, bawahan akan lebih sadar akan tanggung jawab mereka
dan kemungkinan akan membutuhkanpengawasan kurang.
3. Realitas Manusia.
Kepribadian dan
kemampuan para manajer dan bawahan juga akan mempengaruhi rentang yang dipilih.
Beberapa manajer mungkin ingin mengawasi (atau lebihmampu mengawasi) bawahan
mereka lebih dekat daripada yang lain, dalam hal rentang yang mereka sukai akan
cenderung sempit. Bawahan yang terlatih dansangat mam pu (ahli) biasanya tidak
begitu suka diawasi terlalu ketat. Manajer dengan bawahan seperti itu akan
memerlukan rentang yang lebih luas.
Add to Cart
More Info